¿Cómo crear y usar campos RGPD?

Los campos RGPD le permiten recolectar, almacenar y rastrear el consentimiento de sus contactos. Ellos almacenan el nombre del campo y el texto del consentimiento.

El nombre del campo RGPD solo es visible para usted. Lo ayuda a identificar sus campos RGPD cuando los utiliza en formularios y otros métodos de suscripción, automatización de marketing, o búsqueda de contactos y perfil de contactos.

El texto del consentimiento es lo que todo el mundo puede ver. Allí puede explicar cómo y por qué recopila y utiliza los datos personales de sus contactos y solicita su consentimiento. Los campos de texto de consentimiento permiten un máximo de 2048 caracteres en un solo párrafo. Pero también puede añadir enlaces a su Política de Privacidad u otros documentos que incluyan información detallada que desee que revisen.

No hay límites en el número de campos que puede crear. Puede tener tantos como necesite para cada tipo de consentimiento que necesite recopilar y rastrear. Una vez que haya creado un campo RGPD, puede:

  • añadirlo a formularios, webinars y páginas de destino para cumplir con el RGPD,
  • revisar los detalles del contacto para ver el resumen de lo que han consentido y cuándo,
  • buscar contactos por su estado de consentimiento (todo el tiempo, o antes o después de una fecha específica),
  • crear flujos de trabajo de automatización basados en el estado de consentimiento de sus contactos,
  • editarlo cada vez que cambie el proceso de recolección de datos.

No es posible:

  • eliminar los campos RGPD que ha creado,
  • importar y exportar campos RGPD al añadir o exportar contactos,
  • copiar el consentimiento. Cuando copia contactos a una lista diferente, los campos RGPD no son copiados. La información del consentimiento de los contactos solo puede ser movida entre listas.

¿Cómo creo un campo RGPD?

A continuación, explicamos cómo crear un nuevo campo:

1. Vaya a Perfil>>Administrar cuenta>>Campos RGPD.

MAnage account link in Profile menu is shown

2. Haga clic en el botón Crear campo.
placement of GDPR fields button on page shown

3. Ingrese los detalles:

a. Dé un nombre a su campo RGPD. Solo es visible para usted. Debe utilizar una frase descriptiva pero breve. Se mostrará en los campos de búsqueda y dentro de los elementos de automatización.

where to enter field name is shown

b. ingrese el texto del consentimiento que desea mostrar.
Field where you can enter consent text is shown

4. (Opcional) Agregue un enlace a un sitio externo, siempre que desee incluir un texto más largo que contenga información sobre sus políticas. Vea cómo hacerlo:
a. Haga clic en el ícono de enlace.
icon for adding links in GDPR fields shown

b. En la ventana emergente, ingrese el texto que desea mostrar como enlace.
Field where you can enter link text

c. Ingrese la URL de la página que está enlazando. Asegúrese de incluir http:// o https://
d. Haga clic en OK para añadir el enlace y cerrar la ventana.

5. Haga clic en Crear.

Eso es todo. Acaba de crear un campo RGPD. Encontrará todos sus campos RGPD en la página Campos RGPD. Puede ordenarlos por nombre o por fecha de creación. Haga clic en cualquier lugar de la fila para ver detalles, como por ejemplo, cuándo creó o editó el campo. Desde allí, también puede editar campos RGPD existentes.

¿Cómo edito un campo RGPD?

Puede editar sus campos RGPD siempre que lo desee.
Cada actualización aparece como una “versión” separada de su campo RGPD (visible cuando hace clic en el campo). La edición más reciente se convierte en la versión del campo activa. Esto significa que es el que puede añadir a sus formularios, páginas de destino y formularios de registro de webinars. También reemplaza automáticamente la versión anterior que ha estado utilizando.

Nota: Solo se puede editar la versión activa.

Para editar un campo RGPD:

  1. Vaya a Perfil>>Administrar cuenta>>Campos RGPD.
  2. Busque el campo que desea editar, y haga clic en el ícono Acciones (tres puntos verticales) junto a él.
    Actions menu shown
  3. Haga clic en Editar.
    Edit option in Actions menu
  4. Introduzca las modificaciones que desea realizar.
  5. Haga clic en Aplicar cuando haya terminado.

La versión editada aparece en la página Campos RGPD. Nosotros hacemos un registro cuando hace los cambios. Haga clic en el campo RGPD que ha editado, para expandir el registro y ver las versiones anteriores.

log of active and previous GDPR field versions